Use Cases

Vier Ausgangslagen, die uns im Mittelstand immer wieder begegnen. Sie sind bewusst allgemein beschrieben und anonymisiert — sie sollen zeigen, wie solche Projekte zugeschnitten sind, nicht mit Zahlen beeindrucken.

Wenn Sie eine Situation wiedererkennen: Ein Gespräch darüber kostet nichts.

01 Warenwirtschaft ohne Hersteller-Support

Ausgangslage Ein über fünfzehn Jahre gewachsenes System trägt Lager, Einkauf und Versand. Der Hersteller stellt den Support ein. Ein Wechsel auf Standardsoftware würde bedeuten, gut eingespielte Abläufe an die Software anzupassen statt umgekehrt — und Sonderlogik aufzugeben, die im Wettbewerb tatsächlich einen Unterschied macht.

Vorgehen Nicht alles auf einmal. Zuerst wird die fachliche Logik aus dem Altsystem herausgearbeitet und mit automatisierten Tests abgesichert — so lässt sich später beweisen, dass das neue System dasselbe tut. Dann wird Modul für Modul abgelöst, beide Systeme laufen eine Zeit lang parallel.

Warum das heute geht Das Rekonstruieren undokumentierter Altlogik war früher der teuerste Teil und häufig der Grund, das Projekt gar nicht erst zu beginnen. Genau dieser Teil ist mit KI-gestützter Entwicklung deutlich günstiger geworden.

02 Die Excel-Mappe, die niemand anfassen will

Ausgangslage Die Angebotskalkulation läuft über eine Arbeitsmappe mit gewachsenen Formeln und VBA-Makros. Zwei Personen im Vertrieb pflegen sie. Beide sind irgendwann im Urlaub, und eines Tages gehen beide in Rente. Fehler fallen erst auf, wenn ein Angebot draußen ist.

Vorgehen Die Kalkulationslogik wird in eine kleine, testbare Anwendung überführt — mit Rechteverwaltung, nachvollziehbaren Änderungen und einer Oberfläche, die dem gewohnten Ablauf folgt. Die Mappe bleibt zunächst als Referenz bestehen, bis beide Wege dasselbe Ergebnis liefern.

Warum das heute geht Für ein Werkzeug, das zehn Personen benutzen, hat sich eine Eigenentwicklung selten gerechnet. Bei den heutigen Umsetzungskosten schon.

03 Ein Prozess, der sich nie gerechnet hat

Ausgangslage Eingehende Lieferantenbestätigungen werden von Hand geprüft und ins System übertragen. Täglich eine gute Stunde, verteilt auf mehrere Personen. Zu wenig für ein großes Automatisierungsprojekt, zu viel, um es dauerhaft zu ignorieren — und zu speziell für ein Standardprodukt.

Vorgehen Ein schmaler, klar abgegrenzter Automatisierungsschritt: einlesen, Felder zuordnen, Abweichungen erkennen, Zweifelsfälle an einen Menschen geben. Bewusst nicht hundert Prozent — die letzten Prozent Sonderfälle sind fast immer teurer als der Nutzen, den sie bringen.

Warum das heute geht Genau in dieser Größenordnung liegt die Grenze, die sich verschoben hat. Vorgänge, die für eine Automatisierung zu klein waren, sind es jetzt nicht mehr.

04 Wissen, das im Archiv liegt

Ausgangslage Technische Dokumentationen, Prüfberichte, Projektkorrespondenz aus zwanzig Jahren. Die Information ist vorhanden, aber die Suche funktioniert nur, wenn man die richtigen Stichworte und den richtigen Ordner kennt. Faktisch fragen alle die zwei Kolleginnen, die schon am längsten dabei sind.

Vorgehen Die Bestände werden erschlossen und durchsuchbar gemacht — mit Belegstellen, sodass jede Antwort auf das Ursprungsdokument zurückführt. Der Betrieb bleibt im eigenen Haus oder in einem europäischen Rechenzentrum, was bei Konstruktions- und Vertragsunterlagen meist die entscheidende Frage ist.

Warum das heute geht Unstrukturierte Bestände auszuwerten war lange ein Forschungsthema. Es ist inzwischen Handwerk — mit den üblichen Fragen nach Datenschutz, Rechten und Betriebsmodell, die wir vorab klären.

Klingt das nach Ihrer Situation?

Dann lassen Sie uns eine halbe Stunde darüber sprechen. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob und in welchem Zuschnitt sich das Vorhaben lohnt.

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